Bàn giao ca trực là một quy trình quan trọng trong công tác bảo vệ, giúp chuyển giao thông tin một cách đầy đủ, tránh sai sót, đồng thời đảm bảo tài sản, thiết bị được kiểm soát chặt chẽ giữa các ca trực. Hiện nay, sổ bàn giao có thể được sử dụng dưới dạng giấy hoặc biên bản điện tử, tùy thuộc vào quy trình quản lý của từng đơn vị. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp những mẫu sổ bàn giao ca trực bảo vệ mới nhất năm 2025, đồng thời cung cấp những lưu ý quan trọng giúp nhân viên bảo vệ thực hiện quy trình bàn giao một cách chính xác, hiệu quả.
Vì sao cần có sổ bàn giao ca trực?
Mẫu sổ bàn giao ca trực bảo vệ đóng vai trò thiết yếu trong việc hỗ công tác quản lý và vận hành hệ thống an ninh. Tầm quan trọng của việc ghi chép sổ bàn giao được thể hiện qua lợi ích đối với từng đối tượng liên quan.
Đối với nhân viên bảo vệ
Sổ bàn giao giúp nhân viên bảo vệ nắm bắt chính xác thông tin về trang thiết bị, vật tư được giao nhận giữa các ca. Điều này không chỉ giúp tránh thất thoát tài sản mà còn hạn chế các tranh chấp có thể phát sinh liên quan đến quyền và nghĩa vụ trong quá trình làm việc.
Đối với ban quản lý
Duy trì sổ giao ca giúp theo dõi và giám sát quy trình làm việc hiệu quả hơn. Từ đó có thể kịp thời xử lý, điều chỉnh các vấn đề phát sinh, đảm bảo chấm công chính xác và đánh giá năng lực nhân viên một cách công bằng. Đặc biệt, sổ bàn giao còn hỗ trợ việc quản lý và bảo quản tài sản, thiết bị được an toàn.
Đối với khách hàng (cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức,…)
Ghi chép đầy đủ sổ bàn giao ca trực bảo vệ giúp cơ quan chủ quan kiểm soát và nắm bắt thông tin về hoạt động bảo vệ một cách minh bạch. Khi có sự cố xảy ra, khách hàng có thể dễ dàng đối soát thông tin và đánh giá mức độ thực hiện nhiệm vụ của đội ngũ bảo vệ.
Việc ghi chép thông tin, số liệu vào sổ cần được thực hiện đầy đủ và tỉ mỉ. Điều này không chỉ giúp duy trì tốt quy trình quản lý tài sản, an ninh của mục tiêu mà còn nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý bảo vệ tổng thể.
Nội dung mẫu sổ bàn giao ca trực bảo vệ gồm những gì?
Nội dung mẫu sổ bàn giao ca trực thường bao gồm các mục chính sau:
- Ca trực, ngày, tháng, năm: Ghi rõ thời gian của từng ca trực để ghi nhận lịch làm việc và đối chiếu khi cần.
- Thông tin người trực: Bao gồm họ tên nhân viên trực ca, nhân viên trực cùng ca, vị trí canh trực và danh sách công cụ hỗ trợ hoặc trang thiết bị đi kèm (nếu có).
- Tình hình, tình trạng lúc giao nhận ca: Nhận xét khách quan về tình trạng an ninh, tài sản, thiết bị tại khu vực bảo vệ vào thời điểm giao ca, giúp nhân viên tiếp quản nắm bắt chính xác tình hình, xác định yếu tố thuận lợi và các khó khăn khi tiếp nhận ca trực.
- Diễn biến ca trực: Ghi chép các sự việc, hoạt động quan trọng xảy ra trong ca trực như lượt người ra vào, sự cố phát sinh, biện pháp xử lý hoặc yêu cầu hỗ trợ từ cấp trên; đồng thời ghi nhận những công việc mà nhân viên bảo vệ trực ca đã thực hiện.
- Kết thúc ca trực – bàn giao ca trực: Nhận xét chung về ca làm việc, xác nhận bàn giao lại cho ca sau tài sản, trang thiết bị, công cụ hỗ trợ và các công việc khác.
* Lưu ý: Mẫu sổ bàn giao ca trực có thể điều chỉnh tùy theo yêu cầu cụ thể của từng mục tiêu bảo vệ.
Mẫu sổ bàn giao ca trực bảo vệ thông dụng (Mới nhất 2025)
Mẫu sổ bàn giao ca trực bảo vệ hiện nay được chia thành hai loại chính: mẫu sổ in sẵn và mẫu viết tay. Mỗi loại đều có những ưu điểm và hạn chế riêng, phù hợp với các môi trường làm việc khác nhau. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về từng loại để lựa chọn mẫu sổ phù hợp nhất với nhu cầu thực tế.
Mẫu sổ trực ca bảo vệ in sẵn
Đây là mẫu sổ bàn giao ca trực bảo vệ được thiết kế và in ấn sẵn với các mục được phân chia rõ ràng theo từng nội dung cụ thể. Ưu điểm của các mẫu sổ in sẵn là tính thẩm mỹ cao, dễ sử dụng và thuận tiện trong quá trình ghi chép. Tuy nhiên, các mẫu sổ trực ca bảo vệ in sẵn đôi khi không sắp xếp đủ chỗ viết những nội dung cần bàn giao chi tiết, hoặc dư thừa một số mục không cần thiết.
Mẫu biên bản giao ca viết tay
Mẫu sổ bàn giao ca trực bảo vệ dạng viết tay khắc phục được các hạn chế của mẫu in sẵn, cho phép linh hoạt trong việc ghi chép thông tin. Tuy nhiên, nhân viên bảo vệ cần nắm rõ và ghi nhớ đầy đủ các mục cần thiết trong quá trình bàn giao.
Một mẫu sổ viết tay chuẩn cần có đầy đủ các thông tin sau:
- Thời gian và ca trực cụ thể
- Thông tin người trực/bàn giao và người nhận ca
- Vị trí canh gác được phân công
- Tình hình, điều kiện thực tế tại thời điểm giao ca
- Diễn biến và nội dung chi tiết trong ca trực
- Danh sách trang thiết bị, công cụ hỗ trợ được bàn giao
- Các tài liệu và hồ sơ liên quan
- Những nội dung đặc biệt khác (nếu có)
Dưới đây là ví dụ mẫu ghi chép thực tế:
BIÊN BẢN BÀN GIAO CA TRỰC BẢO VỆ
- Thời gian bàn giao: 14h00 ngày 12/01/2025
- Ca trực: Ca 2 (14h00 – 22h00)
- Thông tin giao/nhận:
- Người giao: Nguyễn Văn A – Mã NV: BV0123
- Người nhận: Trần Văn B – Mã NV: BV0124
- Vị trí canh gác: Cổng chính tòa nhà A, Công ty XYZ
- Tình hình tại thời điểm bàn giao:
- Thời tiết: Nắng nhẹ, thuận lợi cho công tác tuần tra
- Trật tự: Ổn định, không có sự cố
- Hệ thống camera: Hoạt động bình thường (16/16 camera)
- Cổng barrier: Vận hành tốt
- Diễn biến ca trực trước:
- 06:00: Nhận ca, kiểm tra thiết bị
- 07:30: Hướng dẫn đoàn khách 5 người vào khu vực họp tầng 3
- 09:15: Xử lý sự cố xe đậu sai quy định tại khu vực P5
- 12:30: Kiểm tra định kỳ hệ thống PCCC
- Trang thiết bị bàn giao:
- Bộ đàm: 02 chiếc (đã sạc đầy)
- Đèn pin: 02 chiếc
- Chìa khóa: Bộ 12 chìa (đầy đủ)
- Gậy tuần tra: 02 cái
- Máy quét thẻ: 01 chiếc
- Tài liệu kèm theo:
- Sổ theo dõi ra/vào
- Sổ kiểm tra PCCC
- Danh sách khách hẹn
- Lưu ý đặc biệt:
- Đoàn khách VIP dự kiến đến lúc 16:00
- Khu vực P5 đang sửa chữa, hạn chế để xe
Người giao ca [Chữ ký] Nguyễn Văn A
Người nhận ca [Chữ ký] Trần Văn B
Tùy theo đặc thù công việc và yêu cầu cụ thể của từng vị trí, có thể điều chỉnh mẫu sổ bằng cách thêm hoặc bớt một số nội dung cho phù hợp với thực tế.
Quy trình tiếp nhận và bàn giao ca trực bảo vệ chi tiết
Việc bàn giao ca trực cần diễn ra theo trình tự rõ ràng, minh bạch để nhân viên nhận ca có thể nắm bắt đầy đủ thông tin của ca trực trước đó. Dưới đây là các bước chi tiết trong quá trình tiếp nhận và bàn giao ca trực:
Bước 1: Chuẩn bị
Để chuẩn bị bàn giao ca trực, nhân viên giao ca và nhận ca phải có mặt đúng giờ, đảm bảo không gián đoạn công việc. Để chuẩn bị cho việc bàn giao, nhân viên giao ca và nhận ca phải thực hiện các công việc sau:
- Nhân viên giao ca: Kiểm tra toàn bộ khu vực làm việc; Kiểm tình trạng thiết bị, vật tư, và ghi chú những sự kiện quan trọng xảy ra trong ca trực.
- Nhân viên nhận ca: Đến sớm ít nhất 15 phút để chuẩn bị bàn giao, kiểm tra tác phong và trang phục theo đúng quy định và tuân thủ chặt chẽ quy trình bàn giao ca trực
Bước 2: Giao nhận ca trực
Khi đã điền đầy đủ thông tin cá nhân vào mẫu sổ bàn giao ca trực, nhân viên giao ca và nhận ca phải tiến hành các công việc sau đây (kết hợp với việc ghi nhận vào sổ hoặc biên bản bàn giao):
- Nhân viên giao ca: Liệt kê chi tiết tình trạng trang thiết bị, tài sản; các nhiệm vụ và vấn đề đã được giải quyết trong ca trực; những công việc dang dở chưa được giải quyết; những yêu cầu và thông báo mới; những vấn đề bất thường trong ca trực.
- Nhân viên nhận ca: Kiểm tra tình trạng tài sản, trang thiết bị và các công việc chưa được thực hiện để đối chiếu với thông tin bàn giao.
Hai bên phải cùng rà soát, xác nhận nội dung bàn giao và ký vào biên bản bàn giao ca trực.
Những lưu ý quan trọng khi ghi chép ca trực
Quy trình ghi chép mẫu sổ bàn giao ca trực bảo vệ cần tuân thủ những nguyên tắc sau để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả:
- Ghi chép rõ ràng, đầy đủ: Thông tin về tài sản, trang thiết bị và vật dụng tại nơi làm việc cần được ghi nhận chi tiết. Các công việc đã hoàn thành và chưa hoàn thành trong ca cần được nêu rõ để ca sau tiếp tục xử lý. Nội dung cần ngắn gọn nhưng không bỏ sót thông tin quan trọng.
- Đảm bảo tính thẩm mỹ: Giữ sổ bàn giao sạch sẽ, ngăn nắp, tránh tẩy xóa hay viết nguệch ngoạc. Điều này không chỉ thể hiện tính chuyên nghiệp mà còn giúp thông tin dễ đọc và tra cứu sau này.
- Kiểm tra đối chiếu kỹ lưỡng: Trước khi nhận bàn giao, nhân viên nhận bàn giao cần kiểm tra và đối chiếu thực tế với thông tin được ghi trong sổ. Nếu phát hiện sự không khớp giữa thực tế và sổ sách, nhân viên bảo vệ làm việc lại ngay với nhân viên ca trước để làm rõ.
- Xác nhận đầy đủ: Sau khi hoàn tất quy trình bàn giao, cả người giao và người nhận đều phải ký xác nhận đầy đủ. Điều này giúp đảm bảo tính pháp lý và trách nhiệm của mỗi bên trong quá trình bàn giao.
Trên đây là tổng hợp các mẫu sổ bàn giao ca trực bảo vệ mới nhất năm 2025 cùng những lưu ý quan trọng trong quá trình ghi chép. Việc tuân thủ đúng quy trình và ghi chép đầy đủ thông tin sẽ giúp công tác bàn giao diễn ra nhanh chóng, hiệu quả và chuyên nghiệp.
Hiện nay, Bảo vệ Ngày & Đêm Tây Bắc SG đang cung cấp dịch vụ bảo vệ với quy trình bàn giao chuyên nghiệp, đảm bảo không gián đoạn hoạt động an ninh trong quá trình giao ca. Với mạng lưới văn phòng – chi nhánh trải dài trên cả nước, đội ngũ hơn 7.000 nhân viên được đào tạo bài bản, cùng hệ thống quản lý hiện đại 24/7, chúng tôi cam kết đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng tại mọi khu vực. Liên hệ ngay với chúng tôi để được báo giá thuê bảo vệ chuyên nghiệp!
Tìm hiểu thêm:
- Top 5 công ty bảo vệ tại Củ Chi uy tín, chuyên nghiệp
- 5+ công ty bảo vệ huyện Hóc Môn được đánh giá cao
- 10+ công ty dịch vụ bảo vệ giá tốt đang hoạt động tại TP.HCM
~~0o0~~
Chi nhánh Công ty Bảo Vệ Ngày & Đêm tại Tây Bắc SG
Địa chỉ: 52/7 Nguyễn Văn Bứa, Xuân Thới Sơn, Hóc Môn, Thành Phố Hồ Chí Minh
SĐT: 0931 638 768
Website: https://baovengayvademtaybacsg.com/
